5S es un nombre muy llamativo pero, en esencia, es una filosofia de trabajo que acercarnos de una manera lógica y sistemática a estas actividades que todos utilizamos durante nuestro día a día en nuestras casas, poner en orden y limpiar cajones, armarios de cocina, el pequeño taller del jardín, etc.
Su razón de ser es la de mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar la motivación del personal, las condiciones de trabajo y la eficiencia de la organización, aumentando, de este modo, la calidad y la productividad.
Nada nos impide comparar un taller o una industria a nuestro propio hogar en el sentido de que las dos pueden (y deben) permanecer limpios sin que las cosas estén siempre por el medio: la ropa de invierno se guarda en los armarios más altos en verano para que no ocupen sitio mamá siempre sabe donde está todo. Nunca se piensa que tu casa está sucia hasta que tu vecina pasa el dedo por encima de un mueble...
5S constituye una base sólida para el modelo de productividad industrial de mejora continua. El  tiempo del "yo en mi desorden lo encuentro todo" tiene que dejar paso al trabajo en equipo y a la búsqueda del bien común de la empresa y no de cada uno de sus integrantes.
El origen de esta filosofía lo encontramos en Toyota.


Durante el desarrollo del tema utilizaremos muchas veces las palabras equipo y herramienta aunque no por ello debe pensarse que 5S se centra únicamente en el entorno industrial. 5S es igual de válido para los entornos de oficina o cualquier otro entorno de trabajo.
De la misma forma utilizaremos área y departamento de forma indistinta, así como empresa y organización, el propósito es dar un poco de agilidad a la redaccion.

¿Para qué 5S?
Básicamente para hacer que nuestra empresa gane más dinero. Bien directamente por el ahorro de costes directos, bien por aumento en la calidad y la productividad, mejor clima laboral, etc. La implantación 5S no ha de verse como un gasto sino como una de las mejores inversiones posibles, además no debeía ser tan caro si se hace con un poco de ingenio...
Como comentaremos en la fase de Sesibilización será recomendable empezar la implantación en un área concreta para desarrollar la herramienta y descubir las peculiaridades de cada fase 5S para luego extenderla a toda la compañía.

Beneficios globales de la implantación 5S
Los beneficios respecto a los resultados actuales dependerán, en gran medida, de los métodos ya en uso, así como del nivel de implantación y la gestión del cambio cultural que 5S supone. Los resultados a corto y largo plazo son muchos y muy interesantes, los más importantes son:


Cambio en la cultura de empresa hacia una filosofía de mejora continua.
Eliminación de despilfarros de recursos producidos por desorden. Piezas que nadie encuentra, productos con defectos u obsoletos, exceso de inventario, etc.
Mejora del ambiente de trabajo.
Aumento en la calidad del trabajo realizado.
Aumento de la vida útil de los equipos. El mantenimiento básico se realiza por parte de los operarios y es permanente.
Estandarización de los procesos.
Desarrollo del control visual de los procesos productivos, mejora del tiempo de respuesta.
Reducción del riesgo de accidentes
Resolución rápida de problemas de escasez de materiales y averías en máquinas.
Mejora de la eficiencia en el trabajo.

Estos 10 beneficios se resumen en tres: Cambio organizacional hacia la mejora, reducción en los costos de operación y empleados más involucrados en su trabajo.
Para una lista más completa por áreas pulsa aquí (enlace)

¿A qué nos referimos con 5S?

Primero debemos saber que las palabras que definen los cinco pasos o principios básicos de este método reciben su nombre del japonés, el origen de esta filosofía lo encontramos en Toyota, y todas empiezan por S. Ocurre lo mismo si tomamos sus traducciones al inglés.

Las fases de 5S, con su traducción al inglés en entre paréntesis son:

Seiri (Sort): Organización. Separar innecesarios.
Tirar lo que no sirve, operación limpieza de armarios.
Identificar y retirar todos lo innecesario de un puesto de trabajo, ya sea en un área de producción o en un un entorno de oficina.
Las personas tienen a no desprenderse de elementos "por si acaso…", esto lleva a una acumulación de productos innecesarios.
 
Seiton (Set in Order): Orden. Situar necesarios.
"Cada cosa en su sitio. Un sitio para cada cosa."
Organización de los elementos e identificación de los mismos, sólo permanece lo necesario, cada persona puede encontrar rápidamente lo que busca, utilizar el recurso y devolverlo a su lugar.
Se han de seguir modos sencillos de clasificación e identificación para que sean fácilmente entendidos por los trabajadores.

Seiso (Shine): Limpieza. Suprimir suciedad.
Limpito y reluciente.
Quien llega a trabajar a un puesto de trabajo y no lo encuentra limpio y en perfecto estado de uso, empieza su trabajo con menos motivación.
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad e implementar un sistema de limpieza global, asegurando que los elementos de trabajo se encuentran siempre listos para su uso inmediato y eficiente.
Los defectos y las anomalías son más obvias en los lugares que están limpios.

Seiketsu (Standardize): Estandarizar. Señalizar anomalías.
Ya está limpio, y ¿ahora qué?
Establecer métodos y procedimientos para poder distinguir rápida y fácilmente una situación normal de otra que no lo és. Han de utilizarse principios sencillos y de gran efecto.
Íntimamente relacionado con los anteriores ejerce de base para el desarrollo y continuidad de lo conseguido mediante la organización, el orden y la limpieza.

Shitsuke (Sustain): Disciplina. Seguir mejorando.
Hay que seguir con ese espíritu.
Si la empresa no establece una disciplina para mantener lo logrado con las anteriores 4 S los beneficios no durarán mucho.
Se establece una filosofía de trabajo a seguir por los trabajadores y se convierten en hábito los procedimientos establecidos creando una cultura empresarial de mejora continua.

En resumen:
Las tres primeras fase: Organización, Orden y Limpieza - son operativas, y es la parte fácil.
La cuarta fase:  Estandarización - refuerza y mantiene lo alcanzado en las anteriores fases estableciendo los estándares de los procedimientos a desarrollar.
La quinta y última: Disciplina - permite desarrollar la filosofía de trabajo correcta a lo largo del tiempo.


Existe, además, una fase que no se ve reflejada en mucha de la literatura al respecto y que es previa, y de suma importancia, a la primera de las fases de las 5 S. También empieza por S aunque esta vez en español.

Sensibilización:
¿He conseguido vender la idea a Dirección y al resto de los trabajadores?¿Qué voy a hacer, como y cuando?
En esta fase sentaremos las bases del proyecto de implementación mediante:
La implicación de Dirección y la del resto del personal en el proyecto. Se ha incluido una presentación para que la podáis utilizar en este sentido. (enlace)
La planificación del proyecto, fechas, nombres de responsables, descripción de tareas, indicadores de cumplimiento, decisiones acerca de lo que es necesario y lo que no lo es, etc.

Será por esta fase por la que empezaremos para el desarrollo 5S.


¿Cuándo utilizaremos 5S?
.Cuando un área de trabajo esté sucia o desordenada.
.Cuando los trabajadores pierdan tiempo buscando elementos necesarios para su trabajo.
.Como primer paso en la estandarización de procesos, tanto industriales como administrativos, y de la implantación de la mejora continua en la organización.