Seiso
Que es?
El objetivo de Seiso (Limpieza) es el de obtener y mantener un lugar de trabajo libre de suciedad.
Tras la implantación de Seiri (Organización) y Seiton (Orden), es más fácil limpiar el área de trabajo.
Con Seiso (Limpieza) se identifican las fuentes de suciedad y se eliminan de forma que todos los elementos están listos para su uso inmediato. De la misma forma, identifica los lugares de dificil limpieza, las piezas dañadas o deterioradas y los arreglos de maquinaria temporales (apaños (enlace)).
La suciedad lleva al descontento del trabajador, mala imagen de empresa y a un peor rendimiento de equipos, herramientas y maquinariaentre otras.
Parelelo a la limpieza se utiliza se realizan labores de mantenimiento en equipos y herramientas, se identifican problemas de escapes, falta de lubricación, etc.
Seiso (Limpieza) exige mucho más que una estética agradable para nuestras áreas de trabajo: la filosofía 5S nos obliga a realizar un trabajo exhaustivo y metódico de búsqueda e identificación de fuentes de suciedad y contaminación y exige la toma de acciones para su eliminación. Los procesos para asegurar que todo permanece limpio son igualmente importantes.
Seiso (Limpieza) no está tan enfocado a limpiar sino a evitar que se ensucie en un futuro.
Beneficios más relevantes:
. Identificar y eliminar las fuentes de suciedad.
. Mejora el control visual para la idenficación de defectos.
. Mejora la utilización de luz natural (al limpiar las ventanas) son los consiguientes ahorros energéticos y mejor clima de trabajo.
. Alarga la vida útil de los equipos, permite un mayor tiempo medio entre fallos (enlace) y menores tiempos de detección y respuesta (enlace)
. Aumenta la seguridad de los empleados (enfermedades y/o accidentes).
. La suciedad no afecta a la calidad de la producción.
. Mejora de la satisfacción de los empleados.
. Mejora el control sobre productos contaminantes, inflamables, etc.
. Reduce el uso de materiales y energía utilizados para limpiar o reparar fugas y escapes.
. Mantiene el equipo y las herramientas listas para su uso inmediato.
. Cambio cultural de mejora continua.
Parece un despropósito el contratar a personal externo para llevar a cabo las labores de limpieza cuando lo que se pretende es que toda la plantilla se involucre en el cambio cultural que las 5S representan.
Esta fase de las 5S, como viene siendo habitual, ha de efectuarse, por lo tanto, por los trabajadores en la medida de lo posible, subcontratando personal externo para agilizar el proceso o para tareas puntuales, todo esto debe ser evaluado y planificado en la fase de planificación de la que hablaremos más adelante.
Lo anterior conlleva dos cosas:
. Una inversión, que no gasto, en horas/hombre o en contratación que tendrá que tenerse en cuentas.
. El descontento por parte de nuestro personall " a mí no me pagan para limpiar". Las labores de formación y motivación serán en esta fase de 5S muy importantes para el buen desarrollo de Seiso (Limpieza).
Implantacion
Tras la implantación de Seiri (Organización) y Seiton (Orden) los trabajadores ya habrán empezado a ver que es esto de las 5S. Se debe seguir con la formación a todo el personal. Es muy importante el suministrar los elementos necesarios para la limpieza y dotar al equipo con tiempo para llevarlo a cabo.
Los pasos que seguiremos serán:
1. Planificación de Seiso (Limpieza).
2. Jornadas de limpieza.
3. Redaccion de procedimientos de limpieza.
4. Aplicar Seiton a materiales y equipos de limpieza.
5. Sistematización de la limpieza.
6. Control e informe final.
7. Mejora contínua.
1. Planificación de Seiso (Limpieza)
Antes de empezar a limpiar tendremos que planificar varias cosas:
. Áreas piloto de Seiso (Limpieza) por las que vamos a empezar para tomarlas como experiencias de prueba.
. Compra o alquiler de equipos de limpieza, si fueran necesarios.
. Aprovisionamiento de elementos de limpieza: fregonas, productos químicos, etc.
. Establecimiento de las metas a conseguir tras la implantación de Seiso (Limpieza).
. Etablecimiento de indicadores.
. Definición de responsables de proceso, áreas en las que se dividirá la zona de trabajo para la implantación y calendario de implantación.
. Preparación de la documentación necesaria para la implantación.
. Toma de fotografías para posterior comparativa. (antes/después)
. Dotación de horas de trabajo y presupuesto.
2. Jornadas de limpieza
Durante los días planificados en el paso 1 se realizará la campaña de limpieza de las áreas seleccionadas.
Se considera como un gran paso en la motivación de los trabajadores y ayudan a comprometer a toda la plantilla en la implantación de las 5S.
En estas jornadas el objetivo es el de marcar el estándar de limpieza permanente que se aplicará a partir de ese momento.
Las acciones de 5S y concretamente de Seiso (Limpieza) están enfocadas a mantener este estándar.
Estas jornadas no pueden considerarse como Seiso (Limpieza) por sí mismos sino como un comienzo, como hemos comentado 5S no es una herramienta sino una filosofía de mejora contínua. Para limpiar un solo día no hace falta entrar en procedimientos 5S.
La limpieza, como ya hemos indicado en la introducción, se realizará por los propios operarios o por equipo externo, esto dependerá de cada empresa y de la situación inicial, la posibilidad de utilizar equipo especializado de limpieza, productos abrasivos o contaminantes, etc.
Durante estas jornadas aprovecharemos la oportunidad para tomar datos, los siguientes formatos pueden ayudarnos:
. Registro de fuentes de suciedad (enlace).
. Registro de lugares difíciles de limpiar (enlace).
. Registro de reparaciones innacabadas (apaños) (enlace).
. Registro de piezas dañadas o deterioradas.
Más información acerca de cada uno de estos puntos más adelante en "Sistematización de la limpieza".
También dispondremos de las "Tarjetas de limpieza". (enlace) para casos más complicados.
3. Redacción procedimientos y planificación de limpieza
Incluye tanto la planificación de la limpieza como los procedimientos para su mantenimiento.
Los procedimientos tienen, a su vez, dos objetivos fundamentales, describir los pasos a seguir para cada operación de limpieza que requiera de formación específica y la de facilitar esa formación a nuevos trabajadores.
Para su control disponemos de los siguientes documentos:
. Procedimientos de limpieza. (enalace)
. Registro de procedimientos de limpieza, para su control. (enlace)
Tras la jornada de limpieza se han conseguido numerosos datos de qué limpiar y como hacerlo, zonas de dificil acceso, materiales utilizados, etc. Que utilizaremos en la redacción de los procedimientos.
Para la planificación se redactará un documento en el que se muestre que zonas han de limpiarse, cuando y por quíen (responsable), que será escrito, mantenido y optimizado por el encargado del área idealmente.
Para la planificación disponemos de un "Programa 5S - Seiso (Limpieza)" (enlace) donde se indica las distintas áreas de limpieza, su responsable y la frecuencia con la que se realiza.
Puede incluirse un mapa con las distintas áreas implicadas para una gestión más visual que se denomina "Mapa de asignaciones" (enlace).
Los procedimientos de limpieza se utilizan como un manual de forma que sirva de referencia constante para operarios, mandos y responsables de la mejora contínua del área o la empresa.
Los procedimientos de Seiso (Limpieza)(enlace) deben incluir al menos:
. Propósito de la limpieza a modo de introducción y como refuerzo de la formación recibida.
. Elementos de limpieza y seguridad (guantes, gafas de protección, etc ) necesarios.
. Ubicación de esos elementos y modo de utilización.
. Posibles riesgos en el proceso de limpieza (equipos elécticos, atrapamientos, etc).
. Diagrama o fotografía del área asignada que sirva como referencia sobre el estándar a aplicar. Normalmente como documento anexo.
. Tiempo establecido para la realización de la tarea de limpieza. Inspección al comienzo del turno, limpieza durante el trabajo y limpieza final al acabar la jornada.
. Descripción del proceso con diagrama de flujo.
No se establece una frecuencia porque el mismo procedimiento puede utilizarse en más de un área, para saber la frecuencia tenemos el "Programa 5S - Seiso (Limpieza)".
. Alguna literatura propone el colocar la fotografía del equipo responsable de cada área para aumentar el sentimiento de pertenencia y la competitividad entre departamentos.
4. Aplicar Seiton a materiales y equipos de limpieza.
Enlaza directamente con el punto de ubicación de elementos de limpieza expuesto en el punto anterior.
Los elementos a utilizar han de estar almacenados en lugares de fácil acceso y con condiciones adecuadas para su fácil identificación, uso, conservación y devolución.
En esta fase tomaremos las fotografías "del después" para observar la diferencia entre el lugar de trabajo con y sin suciedad. Muy interesante para la redacción del documento de "Control e informe final" (enlace)
5. Sistematización de la limpieza.
La toma de datos tomados durante Seiso (Limpieza) es una de las bases del 5S. Esta información sobre las áreas de difícil acceso y procedimientos complejos de limpieza serán de gran utilidad en las labores de mejora contínua de la organización, facilitanto labores de limpieza futuras.
La limpieza proporciona gran cantidad de información sobre los equipos, esta información ha de guardarse para su posterior análisis y planificación de acciones de mantenimiento preventivo.
La sistematización, además, ha de preocuparse de segurar la limpieza mediante los procedimientos correctos.
El objetivo es que los empleados se vean involucrados en la limpieza y que se vea como parte activa y necesaria de su trabajo diario.
La sistematizacion pasa por aplicar los siguientes cuatro puntos a todas las tareas.
. Identificar la causa de la suciedad.
. Eliminar dicha causa.
. Aislarla si no es posible eliminarla (serrín en una máquina de corte de madera puede recogerse mediante aspiradores).
. Establecer un sistema de limpieza periódico si no es posible aislarla.
Este procedimiento se tendrá en cuenta para cualquier acción en Seiso (Limpieza) pero especialmente en:
. Fuentes de suciedad (enlace doc). Todo aquello que genera suciedad.
..Ejemplos: Máquinas de corte, papel, exceso de materia prima, etc.
. Lugares difíciles de limpiar (enlace doc). Aquellos donde el propio equipo, material almacenado, etc. Impide que pueda limpiarse con frecuencia. Para evitar al máximo este tipo de lugares puede optarse por equipar con ruedas los elementos menos pesados de forma que puedan moverse fácilmente y sin esfuerzo o porner los más pesados sobre railes. En algún momeno podría necesitarse personal muy cualificado para desarrollar estas actividades.
..Ejemplos: bajo armarios, detrás de estanterías, zonas en altura, cuadros eléctricos, etc.
. Piezas dañadas o deterioradas (enlace doc). Aquellas piezas que no están en perfectas condiciones.
..Ejemplos: equipos que no funcionan, conexiones eléctricas deficientes, cajones atorados, etc.
. Reparaciones temporales (apaños) (enlace doc). Aquellas que siendo provisionales se convierten en definitivas por dejadez.
..Ejemplos: uniones de cables con cinta aislante, conexiones eléctricas sin sistemas de seguridad, etc.
El tiempo diario dedicado a la limpieza no debe exceder de los 5 ó 10 minutos por persona, o media hora semanal.
6. Control e informe final.
Los reponsables de cada área informarán a dirección de la implantación de Seiso (Limpieza), problemas encontrados mediante la implantación y sugerencias para posibles mejoras.
7. Mejora continua.
El objetivo de Seiso (Limpieza) no es el eliminar la suciedad sino el de sistematizar la búsqueda de fuentes de suciedad y contaminación para que sean eliminadas en origen.
La mejora continua proviene básicamente de lo que se denomina "Limpieza con inspección".
Cuando las 5S hayan sido incorporadas en la empresa y la limpieza es ya un hábito podemos incorporar procedimientos de inspección. Es importante tener en cuenta que la tarea no es delegable a personal sin cualificación ya que no es una tarea sencilla.
Cuando un equipo empieza a fallar, el operario es, normalmente, el que primero se da cuenta por lo que toda la información que obtengamos por este medio será muy beneficiosa para el mantenimiento preventivo de los equipos.
El control visual nos ayudará en esta tarea de distinguir entre un buen y mal funcionamiento: contadores, plantillas que indican la ausencia de una herramienta, etc. Es importante saber como actuar en caso de mal funcionamiento del sistema para lo cual se mantendrán los procedimientos pertinentes actualizados.
conclusion
Se eliminan la suciedad y las fuentes que lo producen.
La limpieza se convierte en un hábito diario y no en algo esporádico que "hace perder tiempo".
Todo esto incentivando la cultura empresarial de 5S, cuidado del material y el entorno en el que trabajamos, se aumenta la calidad del producto fabricado y se mejora la calidad de vida de los trabajadores. No parece mala cosa, ¿Vedad?
