Seiketsu
El objetivo principal y casi único del Seiketsu (Estandarización) es el de mantener lo aplicado en las tres primeras "S".
Algunas veces Seiketsu puede verse traducido como "Control Visual". Son, como veremos, caras de la misma moneda de forma que lo que pretendemos con la estandarización llegar a su control visual.
Tras la implantación de Seiri (Organización), Seiton (Orden) y Seiso (Limpieza) llegamos a un punto en el que queremos mantener ese estandar de limpieza, orden, etc. mediante la estandarización de los procesos, básicamente por tres razones:
1. Las tareas serán desarrolladas de la misma manera y correctamente, siempre.
2. Se evitan pérdidas de tiempo resolviendo problemas que ya están resueltos de antemano.
3. Se consiguen menores tiempo de formación y reducción de errores.
Seiketsu (Estandarización) nos permite ver cuando algo funciona mal utilizando procedimientos sencillos y controles visuales.
No hay que olvidar, de todas formas, que existirá unas labores de mejora continua por lo que estos procedimientos no han de tomarse como rígido o permanente.
Seiketsu (Estandarización) lleva el Seiton (Orden) y sus labores de codificación e identificación un paso más alla, el orden es la base de la estandarización, ya que sin la primera no puede darse la segunda.
La estandarización de los equipos y maquinaria hace que cualquier empleado pueda utilizarla, a su vez la estandarización de los procesos hace que cualquier empleado pueda llevarlos a cabo.
Como ya dijimos en Seso (Limpieza) la implantación de 5S no es un simple limpiar y ordenar, para esto no hace falta 5S. La estandarización establece los procedimientos para mantener el orden y la limpieza alcanzada ya, haciéndola más fácil y accesible para los trabajadores.
No hay que caer en la trampa de pensar que el personal de taller u oficina no puede llevar a cabo estas tareas, su opinión será tenida en cuenta para la implantación como lo ha sido hasta ahora en las anteriores fases de 5S. Idealmente, los procedimientos deberían ser redactados, o al menos revisados, por ellos.
beneficios
. Crear controles visuales indican desviaciones sobre los estándares de trabajo.
. Mantener los sistemas 5S implementados y sus estándares: Organización, Orden y Limpieza.
. Facilitar de formación del personal.
. Establecer procedimientos de trabajo y mantenimiento claros y en continua mejora.
. Proteger del trabajador ante riesgos laborales.
. Crear sentido de pertenencia a la organización de los trabajadores de todos los niveles.
. Aumentar el conocimiento en profundidad de los trabajadores de su equipo de trabajo, uso de herramientas, etc.
. Evitar errores en limpieza.
. Reducir tiempos de detección, respuesta, etc. (enlace)
implantacion
No debemos olvidarnos que el objetivo principal es el de convertir la Organización, el Orden y la Limpieza en un hábito permanente.
Para ello utilizaremos el siguiente proceso:
.Definición de tareas y actividades
.Asignación de responsabilidades
.Incorporación de 5S en las tareas diarias.
.Motivación de mejora continua para todos los procesos.
.Definición de tareas y actividades
Todas las tareas de las fases anteriores se han de aprobar, evaluar y estudiar su necesidad en el futuro.
Se busca solución a todos los problemas encontrados si aún no se ha hecho y se toma como estandar el funcionamiento de todos los procedimientos en ese momento. La mejora continua se encargará de perfeccionar los procesos con el tiempo.
Se definen así todas las tareas y actividades a desarrollar y sus responsables ("dueños").
Los estándares y procedimientos han de ser preparados por los propios trabajadores, que son quienes realmente conocen el trabajo a realizar, esto requiere una inversión en formación para la progresiva mejora de los procesos y la ayuda en el proceso de redacción de los procedimientos.
Esta definición de tareas ha de extenderse a personal externo que pudiera trabajar dentro de nuestra organización físicamente, carga y descarga de material, técnicos de extintores, pintores, etc
Se ha de indicar, para estos colectivos:
En general: procedimientos en caso de emergencia, persona de contacto, provisión de documentación y/o planos, procedimientos de trabajo, etc.
En particular: donde y como han de descargar (incluyendo cantidades si hace falta), cual es la ubicación exacta de los extintores y el tipo de extintores que tiene que haber, el área a pintar, etc.
.Asignación de responsabilidades
Cada persona en la empresa debe saber qué tiene que hacer, cuando, donde y como realizar las labores de limpieza de los que es responsable.
Para ello utilizaremos:
. El Mapa de Asignaciones de limpieza. (enlace)
Este mapa muestra las zonas 5S en las que se divide la empresa señalando el responsable global de cada una.
. El Programa 5S de limpieza. (enlace)
Incluye todas las subzonas dentro de cada zona 5S del "Mapa de Asignación", su responsable local y la frecuencia de la tarea.
. Los procedimientos de limpieza. (enlace)
Según lo especificado en Seiton (Limpieza)
. Registros de lugares de dificil limpieza, fuentes de suciedad, etc. (enlace)
Listados de las distintas áreas, definidas en Seiton (Limpieza)
. Tablón de "Avance 5S" (enlace)
Tablón que muestra la situación de 5S de la empresa en global, de cada departamento en particular o ambos, dependiendo de la organización.
.Incorporar 5S en las tareas diarias.
Las tareas 5S han de integrarse en el horario diario de los trabajadores. Los trabajos de limpieza y mantenimiento han de formar parte de la rutina diaria..
Si, aún después de haber implementado 5S, el mantenimiento sigue siendo solamente correctivo, habrá que replantearse toda la estrategía ya que la cultura de la organización no habrá cambiado.
Los procedimientos de limpieza y mantenimiento se han de colocar allí donde se vayan a utilizar, junto a maquinaria y equipos, junto a productos contaminantes, en tablones para su gestión visual en las áreas de trabajo, etc. Este tipo de documentación no hace nada en armarios o en gruesos libros formando manuales.
Esto no significa que no se guarden copias de seguridad o referencia en estos lugares, pero donde realmente la información ha de estar es en lugar donde se va a utilizar.
Evitar la acumulación de elementos necesarios:
Como continuación a la utilización de tarjetas vista en Seiri (Organización) (enlace) deben establecerse los métodos para que los elementos innecesarios sean eliminados del área de trabajo.
Para ello se colocarán controles visuales de elementos innecesarios, como carteles, instrucciones de utilización cerca de cubos de basura o reciclaje, qué hacer cuando éstos estén llenos, etc.
Una vez conseguido esto tenemos que ver la forma de, directamente, no producir esos elementos innecesarios, disponer de las materias primas esenciales, producir sólo los elementos necesarios en cada momento, cambiar el sistema productivo, nuevos equipos, etc
También sería interesante el estudiar los procesos para disminuir el número de herramientas, equipos y maquinaria necesarias y, si es posible, unificarlas, de forma que se minimicen los movimientos de tener que devolver las cosas a su sitio y se consiga un ahorro en el momento de su sustitución.
Evitar el desorden:
. Impedir que las cosas se coloquen en lugares equivocados mediante señalización de zonas, colores, marcas, etc. (enlace)
Los lugares de almacenaje han de estar innequivocamente señalizados: qué hay y cuántos debe haber. A veces es suficiente con restringuir el espacio para que sólo pueda albergar el número máximo de elementos permitidos. Si se requiere algún tipo de almacenamiento específico (material frágil, contaminante, inflamable, etc. ) debe indicarse en el propio lugar mediante señales o carteles.
. Impedir el desorden en el área asignada para un elemento utilizando plantillas, dibujos de contorno, poka yokes (enlace), etc.
Impedir la suciedad:
El secreto para no tener que limpiar tanto está en no ensuciar tanto, como dijimos en Seiso (Limpieza), todas las fuentes de suciedad hay que estudiarlas identificando la causa de la suciedad y una vez identificada procediendo a eliminarla, aislarla o a establecer un procedimiento de limpieza especifico.
Una de las técnicas que podemos utilizar aquí es la de los 5 ¿Por qué? (enlace).En la literatura lo vereis como 5 Why, 5W o 5W1H (5 why 1 how) en inglés o como 5P en español entre otras.
Control visual:
Cada tablero y espacio con documentación tendrá un responsable ("dueño") de su cuidado y actualización. La última fecha de actualización debe aparecer siempre de forma que, visualmente, sea muy fácil el ver si hay algo nuevo a lo que deba prestarse atención. Alguna literatura propone el añadir la fotografía del responsable, pero dejamos esto último a vuestra elección.
Las estaciones de teléfono tendrán una lista de todas las extensiones, procedimiento de caso emergencia, instrucciones de uso, etc.
Las zonas con botiquín, limpiaojos, jabón, etc. Se identificarán como tal e incluirán instrucciones de cómo realizar primeros auxilios, pequeñas curas, etc.
Las distintas áreas de la empresa serán señalizadas con signos direccionales para una mayor fluidez de movimiento definiendo incluso el sentido de circulación mediante flechas en el suelo, por ejemplo. También se señalizarán salidas de emergencia y se distribuirán mapas tipo "usted está aquí" con vías de escape en caso de emergencia y lugar de reunión en el exterior del edificio.
A tener en cuenta también, entre otros:
El estado de las EPI (Equipos de protección individual) (enlace) estarán en perfectas condiciones.
El estado del suelo es igualmente importante y deberá estar en buen estado para facilitar su limpieza, y ser antideslizante
Mantener en almacén materiales de limieza, tanto para sustituir a los que se van acabando como en el caso de una limpieza no programada por una avería en una máquina u otra causa.
Nivel de ruidos, intentando minimizar estos lo más posible.
La higiene en baños, puestos de café y comedores ha de ser igualmente tenidos en cuenta.
Los sistemas de ventilación han de estar en buen estado de conservación.
En este punto es importante considerar la ropa de trabajo, especialmente en industria, utilizar colores que no escondan la suciedad, que esté limpia y bien conservada.
.Motivación de mejora continua para todos los procesos.
Esto puede realizarse mediante círculos de mejora (enlace), buzones de sugerencia, etc.
Los métodos utilizados dependerán del tipo de empresa y de la formación de sus trabajadores. Normalmente se consiguen muy buenos resultados simplemente preguntando si la motivación de los trabajadores es la correcta, otras empresas optan por incentivar, normalmente con dinero, las ideas que finalmente son implantadas.
Para ayudar a la gestión de la mejora puede utilizarse el "Plan de acción " de Seiketsu (Estandarización) (Enlace).
La implantación de tableros de noticias con actualizaciones acerca de las últimas mejoras implantadas ayuda a mantener la motivación de los trabajadores.
Formentar el uso de controles visuales entre los empleados se traducirá en mejoras en procesos y en mejor calidad de vida de los trabajadores y crean una competitividad sana entre departamentos.
Informe final
Como en las anteriores fases de 5S, se confeccionará un informe para dirección con toda la información relevante.
Conclusion
El área de trabajo visual hace innecesaria una explicación, carece de necesidad de ser regulada ya que toda la información está ahí, al alcance de todos.
Esto ofrece la oportunidad de detectar inmediatamente cuando algo no funciona bien pera poder corregirlo primero, investigar que ha ocurrido despúes y por último prevenir que vuelva a pasar mediante controles visuales de nuevo.
El trabajo de estandarización nos ayuda a establecer los hábitos que por repetición se harán permanentes en los puestos de trabajo y en la organización de forma global.
