SEITON


Que es

La 2º "S" es la del Orden. El principal objetivo es que todos los elementos necesarios para el trabajo sean usados fácilmente por cualquier persona. Dichos elementos necesarios serán los que se mantengan en los puestos de trabajo tras el Seiri (Organización). Mediante esta herramienta se codifican los elementos, identificándolos para cada área, lo que ayuda a su conservación en perfectas condiciones y siempre en su lugar designado.

Con ello se encuentra antes lo que se busca y se sabe como y donde devolverlo. Esto también es cierto para personal externo que eventualmente trabaja en nuestra organización (carga y descarga, empresa de extintores, mantenimiento externo, etc..)
Facilita el acceso a las herramientas, archivos y documentos, mejora el control visual de stock de materiales, entre otros.

Como ya hemos comentados en la introducción lo que mejor define a Seiton es "Cada cosa en su sitio. Un sitio para cada cosa.", habría que añadir también la siguiente “Un nombre para cada cosa y cada cosa un solo nombre”, para que la idea quedara completa.

Los objetos son ordenados según su frecuencia de uso, volumen, peso o cualquier característica especial particular de cada organización, lo que sirve de base para la 4º S de 5S: Seiketsu (Estandarización)

Es importante que los criterios de Orden sean iguales para toda la organización, o por lo menos para cada área o departamento, primero porque el control visual se ve muy mejorado, y segundo por la imagen de "algo bien hecho", algo que puede ser muy apreciado por clientes que visiten nuestra empresa.

La pregunta del millón:
¿Puedo encontrar lo que necesito, equipo, herramienta o documento en menos de 30  segundos sin tener que preguntar a nadie? Para eso se creó Seiton (Orden).

Los beneficios más inmediatos:

. Facilitar el control visual (documentos, stock, etc.) al señalar la ubicación de los objetos.
. Colocar los objetos de uso frecuente cerca del trabajador y por orden de utilización.
. Organizar racionalmente el puesto de trabajo para disminuir fatiga en el operario y aumentar eficiencias.
. Mejorar el ambiente de trabajo.
. Favorecer el 'FIFO' (enlace)
. Mostrar el uso de ciertos elementos, sentidos de giro de máquinas, sistemas de seguridad, alarmas, etc.
. Detectar fácilmente cuando falta algo.
. Minimizar pérdidas de tiempo por búsqueda o transporte de objetos.
. Estandarizar puestos de trabajo, estableciendo procedimientos eficientes de trabajo.
. Mejorar el flujo de trabajo entre estaciones y coordinación entre departamentos.
. Disponer de lugares identificados para ubicar elementos usados con poca frecuencia y para ubicar elementos que no serán utilizados en un futuro.
. Señalizar sistemas auxiliares de agua, aire comprimido, etc.
. Reducir el uso de energía.
. Mejorar las condiciones para implantar Seiso (Limpieza )
. Liberar espacio.


Como implantar Seiton (Orden)

Tras la eliminación de los elementos innecesarios con Seiri (Organización) debemos disponer los demás elementos de una forma lógica que desarrolle los beneficios comentados.

El siguiente diagrama muestra las fases de implantación de Seiton (Orden) que desarrollaremos en este punto.



Lo primero que tendremos en cuenta es que no se puede mejorar lo que no se puede medir, por eso realizaremos un "Mapa del Estado Inicial" (enlace) , también llamado "Mapa del Antes" del área a mejorar antes de empezar la implantación de Seiton (Orden).
Esto nos permitirá compararlo con el "Mapa de Estado Final", también llamado "Mapa de Después" y ver la progresión.





Mapa del estado inicial:
Ni más ni menos que un diagrama con la localización actual de todos los elementos.
Este diagrama, dependiendo del área a estudiar, podrá ser más o menos complicado, el objetivo fundamental es el ubicar todos los elementos y estudiar los distintos flujos de materiales en el trabajo diario y su interactividad con los trabajadores.
En estos mapas podemos, de la misma forma incluir los pasillos de emergencia, extintores, botiquines, etc.
Pasos para desarrollar el mapa.
. Conseguir o realizar un plano del área de estudio.
. Localizar en el plano la situación exacta de todos los equipos, herramientas, etc. En definitiva, todo lo que ha sido evaluado como necesario.
. Dibujar sobre el plano los distintos flujos de trabajo numerando las flechas consecutivamente en el orden en que se realizan las operaciones.

Se emplearán tantos planos o mapas, con distintas escalas incluso, como sea necesario para que las rutas, ubicaciones, etc. no resulten confusos y sean fáciles de utilizar.
Puede utilizarse incluso un software con posibilidad de ir incorporando capas para cada proceso, puesto de trabajo, etc. Para observar los cruces entre líneas de proceso.
La fotografía digital puede ayudar mucho a determinar el antes y el después en una estación de trabajo o área.
Estos planos deben desarrollarse por personas relacionadas con el sistema de trabajo y con gran conocimiento de los procesos que se desarrollan en cada área.

Es muy importante el desarrollar estos mapas de forma concisa y cubriendo todos los procesos (al menos los más importantes) ya que el trabajo con ellos será más rápido y eficiente en proporción a la exactitud y cantidad de información de la que dispongamos.

En esta fase es muy importante el desarrollar un buen trabajo de estudio de los puestos de trabajo, como indicamos en la fase de sensibilidación.
Para ello se debe estudiar:
. Materia prima utilizada, productos semiacabados y producto final.
. Requerimientos de energía, agua, gases, aire comprimido, etc.
. Herramientas, equipos y/o maquinaria necesaria para realizar el trabajo.
. Formación específica del trabajador para evaluar necesidades de formación futuras. (enlace)??
. Interacción con otros departamentos: flujos de materiales, equipos o documentos compartidos, transferencia de información, etc.
. Necesidades de ventilación o extracción de humos.
. Ubicación física del puesto de trabajo.
. Fuentes de suciedad relativas a la actividad.
. Necesidad de productos de limpieza.
. Cualquier otra cosa que se nos ocurra.
Una vez desarrollado los mapas se procede a su evaluación para encontrar la mejor disposición de los elementos como sea posible.
En este capítulo de 5S no vamos a entrar en temas de cambio de lay-out (enlace) así que supondremos para el estudio de Seiton (Orden) que la distribución en planta es la idonea para el tipo de producción o actividad que la empresa lleva a cabo.

Para la evaluación del "Mapa de Estado Inicial" tendremos en cuenta múltiples criterios, entre otros:

. Zonas de congestión de flujo de trabajo.
. Desplazamientos frecuentes.
. Desplazamientos lejanos.
. Disposición de máquinas no eficiente.
. Existencia de espacios vacíos.
. Situación de elementos de uso frecuente respecto a las áreas donde son utilizados.
. Situación de elementos de uso no frecuente.
. Situación de plantillas, documentos además de herramienta o equipos.
. Distribuciones de gas, aire comprimido, electricidad, etc. Y su condición.
. Listados completos de herramientas, equipos, etc.
. Listados completos de documentacion, actualizada y en uso, distribuida por los puestos de trabajo.
. Almacenamiento según uso o función.
. Procedimientos de trabajo, escritos o no, ISO 9000 (enlace)
. Secuencia de elementos que se utilizan para una acción determinada.
. Copias de seguridad de documentos importantes.
. Cualquier otro críteria que se encuentre de utilidad.

Tras la evaluación del "Mapa de Estado Inicial" procederemos a redibujarlo para obtener el "Mapa Provisional de Estado Final"

Para la confección final del mapa tendremos en cuenta los siguientes elementos, principios y sugerencias:
. Minimizar movimientos de materiales. Especialmente de cargas pesada o peligrosas.
. Minimizar movimientos de personas.

.. Para lugares más reducidos la ergonomía (enlace) se antoja como algo importante.

… Mantener materiales y herramientas al frente.
… Mantener una altura adecuada de trabajo.
… Usar de equipos de alimentación y retirada automáticas de materiales.
… Usar la fuerza de la gravedad en vez de la muscular siempre que sea posible.
… Utilizar pulsadores accionados con el pie.
… Determinar ubicación de carpetas, bolígrafos, etc.
… etc.

. Minimizar riesgos laborales:

.. Protección contra cortes y atrapamientos.
.. Proyección de soldaduras u otros materiales.
.. Situación de extintores.
.. Canalización de cables, etc.

. Diseñar sistemas de organización de la documentación.
. Estudiar el uso de estructuras para evitar las escaleras de mano y similiares.
. Estudiar el uso de pequeñas estanterías, incluso con ruedas, y eliminar las más altas que necesitan de carretilla para su uso.
. Determinar ubicación de productos de limpieza. Estos productos se determinarán en Seiso (Limpieza), la 3ª S de 5S.
. Colocar ruedas (siempre con freno) a todo los elementos posibles para poder moverlos a la hora de limpiar.
. Colocar cerca de la estación de trabajo los elementos usados con más frecuencia.
. Colocar fuera del sitio de trabajo los elementos de uso no frecuente.
. Colocar los elementos que se usan juntos en el mismo lugar y en su secuencia de uso.
. Proteger plantillas, documentos, etc de suciedad, detorioro y/o pérdida.
. Asegurar que los huecos para herramienta, equipos, etc son adecuados y que sea fácil su colocación.
. Calcular cantidad de elementos necesaria (máximos y mínimos).
. Estudiar el diseño de herramientas tipo "soltar con vuelta a posición" (enlace) y el uso de enrolladores si se trabaja con cables.
. Facilitar el acceso a pasillos, salidas de emergencia, elementos de aseo y limpieza, etc.
. Determinar las zonas de basura, reciclaje, residuos peligrosos, etc.
. Eliminar plantillas, herramientas, etc. multiuso, crear o adquirir las necesarias para cada puesto.
. Asegurar la existencia de recambio de equipos imprescindibles en caso de avería y su buen estado.

. Estudiar el establecimiento de controles visuales:

.. "Equipo funcionando", mediante pilotos o señales luminosas.
.. Ubicaciones de objetos.
.. Estándares sugeridos de trabajo y procedimientos.
.. Ubicación de elementos de limpieza, basura, residuos, aseo, etc.
.. Ubicación específica para carpetas, documentos, etc en el área de trabajo.
.. Situación de materias primas, productos en proceso o finales.
.. Situación de productos defectuosos o para reciclaje.
.. Instrucciones de uso de maquinaria, sentido de giro de motores, etc.
.. Instrucciones de seguridad en el trabajo..
.. Conexiones eléctricas, de aire comprimido, agua u otros líquidos.
.. Sentido de giro de equipos, válvulas, etc.
.. Flujo de líquido en tuberías.
.. Posición de apagado de interruptores o de cerrado en válvulas, grifos, etc.
.. Niveles de fluidos en depósitos.

. Estudiar el uso de guardas u otros elementos transparentes que muestren el interior de los equipos o zonas para su mejor mantenimiento o limpieza entre otros.

Aunque lo ideal es tenerlo todo siempre a mano, como ya indicamos en Seiri (Organización) se puede utilizar un criterio temporal:

Es posible que se utilice en una año.
Se utiliza algunas veces al año.
Se utiliza algunas veces al mes (armarios cercanos al puesto o en el almacen en un sitio específico de fácil acceso, p.ej.)
Se utiliza varias veces por semana.
Se utiliza varias veces al día.
Se usa varias veces por hora. en el puesto de trabajo, al alcance de la mano o sobre la misma persona.
(Gráfico)



Una vez que se considera el "Mapa provisional de Estado Final" se implanta en el área designada.
Pasado un tiempo, planificado con antelación y en el que se testea el buen funcionamiento del sistema implementado, se procede a identificar y ubicar todos los elementos, equipos, herramientas, etc. utilizados.
. Identificar elementos (área de trabajo, número de serie, etc.) Dar a cada equipo un número de serie para su mantenimiento, cambio o para seguir su pista cuando se estropee, para poder ser sustituido por otro, por ejemplo.
. Establecer indicadores.

.. Los indicadores son etiquetas, señales, placas que muestran qué es el elemento, donde debe estar y en que cantidad. De aquí resultan dos beneficios directos: el conocer inmediatamente si algo falta y la facilidad para la formación de nuevos empleados.

…. Disposición de máquinas, mesas, basura, etc.
…. Disposición de almacenes intermedios y su contenido.
…. Ubicación de stocks.
…. Documentos necesarios, tablas, procedimientos, seguridad, etc.
…. Espacios o contornos para otros usos.

Para ello disponemos de varias herramientas como la marcación por colores, la marcación por ubicación, la pintura en los suelos y paredes, etc. o combinaciones entre ellas.

. Marcación con colores:

.. Identifica la localización de la propia área de trabajo (mesas, sillas, bancos, etc), especialmente si son móviles, señalando la división con pasillos, salidas de emergencia, ubicación de materiales, etc.
.. Identifica la localización de herramientas y equipos en un área de trabajo.
.. Localiza elementos de seguridad: extintores, botiquines, etc.
.. Indica zonas de prioridad para peatones (pasos de cebra).
.. Señala áreas de riesgo en las que no colocar elementos.
.. Distingue herramientas y equipos con distinto color para distintos puestos de trabajo y/o departamentos.
.. Identifica materiales peligrosos o contaminantes como tales mediante un color concreto.
.. Utiliza zonas de colores distintos para materias primas, producto semiacabado o producto terminado (para cada área estos productos pueden ser distintos. Es imporante tener en cuenta que el producto terminado de una puede ser la materia prima de la siguente).
.. Diferencia entre áreas de trabajo mediante distintos colores.

Pintura en suelos:
. Las líneas divisorias tendrán entre 5 y 15 centímetros de ancho.
. Los pasillos serán indicados, normalmente con colores naranjas, y tendrán la anchura suficiente para su utilización diaria.
. Para zonas de operación se recominda el color verde y para las líneas divisorias el amarillo.
Ayuda si los suelos están a nivel o en pequeña pendiente en el sentido de la producción.

. Marcación de la ubicación:

. Indicadores de ubicación y cantidad máxima y minima.
. Disposición de maquinas y equipos.
. Letreros y tarjetas.
. Puntos de limpieza y seguridad.
. Nombre de las áreas de trabajo.
. Identificación Macro (Horizontal, Vertical) y Micro (Denominacion, referencia, etc). en estanterías, armarios, etc.
. Localización de stocks y almacenes de equipos.
. Procedimientos de trabajo, limpieza, etc.

.Identificación de contornos:

La mejor manera de ver rápidamente si un elemento falta es la de dibujar su contorno en el puesto de trabajo donde va ubicado o crear plantillas de espuma donde se guardan los elementos individualmente, esto puede hacerse para todos los elementos.


En este punto puede estudiarse el uso de codificación mediante código de barras, radiofrecuencia u otros medios de control de almacén para contribuir al Seiton (Orden) dentro de ese departamento.


Control e informe final.

Con todos los datos recogidos, problemas encontrados y propuestas de mejora se realizará un informe para Dirección de forma que las decisiones que se tomen sean basadas en datos concretos.

Conclusión

El despercidio de tiempo de "ir buscando cosas" es dificil de medir porque se ve como necesario cuando en realidad no lo es. En la mayoría de los casos es simple desorganización.
Las cosas por el medio crean inseguridad y riesgo de accidentes, sobresfuerzos al retirarlos una y otra vez y desaprobación por parte de los empleados.

Seitón (Orden) nos ayuda con estas cosas, no es un simple ordenar una estantería para que todo quede bonito y en línea…es una filosofía de mejora continua. Suerte.