Sensibilización


Como ya se comentó en la introducción, las 5S no son un mero "zafarrancho de combate" de orden y limpieza puntual. La filosofía 5S ha de formar parte de la cultura empresarial para que sea efectiva y para que proporcione los beneficios expuestos (enlace).

Para llevar a cabo la implantación de 5S, en una empresa o en un área de trabajo, debe prepararse el camino previamente.

Importante es el confeccionar una lista de verificación para asegurarnos de que nada se queda por el camino.

Lo primero que hay que considerar es que el proyecto y la intención de cambio debe venir de Dirección, que es la máxima responsable directa del éxito o fracaso de la implementación. Si las personas que dirigen la empresa no tienen la firme intención de mejorar, en este caso con 5S, los resultados serán sólo "flor de un día" y desaparecerán rápidamente.

Esta implicación ha de ser visible y notoria, sobre todo en un primera etapa. Las funciones:
.Dotar de recursos al facilitador (enlace) con los recursos necesarios (materiales, económicos y de tiempo)
. Promover la intervención de todo el equipo (mandos intermedios, trabajadores, etc.)
. Revisar las distintas fases y asegurarse de que la consecución de objetivos se realiza según lo planificado. Es un largo proceso que implica pequeños cambios paulatinos en la forma de trabajar.
. Mantener su compromiso proporcionando ejemplo en la utilización de la filosofía.
Dirección debe velar por que todas las personas involucradad o interesadas en el proyecto se mantengan bien informados desde el principio y durante su ejecución.

Si la intención es simplemente el que todo quede limpio, haz eso, limpia y ordena, si se opta por 5S el cambio ha de ser radical y permanente, cualquier otra cosa causará desconfianza entre los trabajadores y perdida de credibilidad.

Vamos a suponer que eres la persona de dirección o el responsable que ya posee el apoyo y los recursos para llevar a cabo la implementación. ¿Qué necesitamos ahora?


. Primero es darse cuenta de que para que las cosas pasen tenemos que hacer que pasen, debemos ejercer de catalizador y hacer que las cosas ocurran.

. Si tu empresa ya tiene, en otro departamento o planta, implantado un sistema 5S, visítala y habla con las personas involucradas. Si no es posible, intenta visitar otras empresas lo más parecidas a la tuya. El networking (enlace) aquí puede ser vital.

. El sentido común dicta que debemos empezar con un área piloto donde desarrollar los métodos de implantación. De esta forma mejoramos las posibilidades de éxito: menor exigencia en control, concentramos nuestros esfuerzos posibilidad de tomar decisiones más rápidamente, etc.
Esto nos dará la oportunidad de tener nuestra propia curva de aprendizaje previa a la implementación a nivel más global. Se desarrollarán los nuevos métodos de trabajo, posible documentación, carteles informativos, controles visuales, etc. "Vísteme despacio, que tengo prisa."

. Elija el equipo que realizará la implementación:
Es un proyecto totalmente nuevo así que las normas las marcamos al comenzar, vamos a ponérnoslo fácil, para ello optaremos por personas con experiencia y con una capacidad de adaptación al cambio demostrada.
Dentro de ese equipo debe eleguirse a un "líder" o "facilitador" que será la persona encargada de coordinar todo el proyecto, proporcionar los medios necesarios y de impartir la formación al resto del equipo.

Para esta tarea puede optarse por un consultor externo aunque siempre es preferible alguien de confianza dentro de la organización, que puede estar asesorado por un consultor externo si es necesario.
Sus funciones principales serán:

1. Formar al resto del equipo en 5S y servir de guía al equipo en la implementación.
2. Crear, junto con la dirección, la planificación del proceso de implementación de 5S.
3. Gestionar el proyecto (disponibilidad de medios, coordinación de tareas, ritmo de implementación, etc)
4. Informar a Dirección sobre la evolución y resultados parciales del proyecto.
5. Dirigir la implantación rigurosa de la metodología 5S.
6. Actualizar los indicadores 5S
Y si después de la implementación Dirección así lo propone:
7. Mejorar la situación alcanzada mediante el círculo de las 5S.
8. Trasladar la experiencia a otras áreas, departamentos o centros de trabajo aprovechando su experiencia.

. Si esta persona no posee la formación adecuada se le debe proporcionar. Esta formación es de suma importancia, ya que el "líder" será el que se ocupe de la formación del resto del equipo y en gran parte el éxito de la implantación depende de él. Puede recurrirse a asesoramiento externo en este punto.

. Este "líder" se encargará de formar su equipo.
Esto dependerá de lo grande que sea la empresa o el propio departamento con el que se decida empezar, pero básicamente deberían estar: el encargado del área, uno o dos trabajadores y una persona de mantenimiento. Por supuesto no todos ellos han de estar en todos los sitios al mismo tiempo, pero sí han de formar su propio "Círculo de Calidad" (enlace).

Sus funciones, como grupo, son:

1. Conocer la metodología 5S.
2. Analizar la situación actual , reunir la mayor información útil posible.
3. Proponer ideas de mejora y decidir las soluciones a implantar.
4. Colaborar con el "líder" en labores de formación a menor nivel.
5. Implemenar las acciones establecidas en los planes de acción en cada fase del proceso.
6. Suplir al "lider" en su ausencia (vacaciones, viajes, etc.)

Han de estudiarse los procesos de trabajo del área seleccionada al detalle para poder desarrollar las demás fases de 5S. Importante tener en cuenta los materiales, equipos y herramientas que se necesitan, como se desarrolla el trabajo en todos los puestos de trabajo y la interacción de cada uno de estos puestos con los demás. Esto facilita las labores en Seiton (Orden), lo veremos entonces.

Debe existir una fase, también de gran importancia, de formación de este personal. Basada no sólo en las herramientas de 5S sino en el cambio cultural que su implementación supone, ya que su trato con otros trabajadores será, normalmente, más directo que el "líder".

Al fin y al cabo, todos los niveles de la empresa forman parte del cambio.

. Estudio por parte del equipo de las áreas de trabajo y creación de informes (más o menos complejos dependiendo del área a estudiar). Tomando la información de supervisores y empleados, deben anotarse los objetos que molestan, que cuesta encontrar, que no se utilizan, etc.


. Preparación del planning de implementación.
Ha de definirse las fechas en las que se prevé la implantación, esto ayuda a no dejarlo todo para mañana ya que deben cumplirse plazos.
Básicamente este planning definirá qué se hace, cómo se hace, por qué se hace y cuándo se hace basado en los informes anteriores.
Esto simplifica el proceso de implementación al haber sido resueltos la mayoría, si no todos, los problemas a priori, con esto conseguimos que el proceso sea más fluido, más rápido y sin fuegos de última hora para apagar.
Pueden emplearse distintas formas, pero un diagrama de Gantt (enlace) puede ser muy útil.
Dentro del planning se debe:
,Seleccionar los indicadores de cumplimiento para cada fase.
.Decidir los indicadores de lo necesario e innecesario
.Nutrirse de todo lo necesario para llevar el planning a cabo. Documentación necesaria (enlace)(planos, plantillas, listados de maquinaria, etc), maquinaria de limpieza industrial, paneles informativos, subcarpetas, nuevas estanterías, hablar con los pintores, etc.

. Tomar fotografías de todos los puestos de trabajo, pasillos, etc. Esto nos dará la base para dibujar el "Mapa de Situación Actual" que utilizaremos cuando lleguemos al "Orden" (enlace). También servirán para poder comparar con las fotos "de después" para ver en imágenes los cambios producidos.


. Sesión informativa y formativa de todos los empleados restantes. Es importante que se vea la implicación de Dirección con el proyecto, que se le da la importancia requerida y que se es firme en la decisión tomada. Se debe definir lo que se va a realizar, como y en que horizonte temporal, resolver cualquier duda con respecto a los nuevos conceptos y ejercer una labor de motivación.
El objetivo fundamental es la implicación de todos los empleados y la motivación para participar en el proyecto para mejorar su puesto de trabajo y la organización.

. Establezca mecanismos de comunicación fluidos y fáciles de utilizar para todos los trabajadores, Carteles informando de esfuerzos y logros. Los problemas encontrados y las opiniones fundamentadas de todo el personal son las mejores oportunidades para mejorar.


Sea creativo al iniciar el proceso para motivar a su plantilla así como para el mantenimiento de la filosofía 5S. Algunas empresas forma parte de la evaluación del desempeño, acuerdos salariales o premios varios.
Hay que mantener la formación continua procurando que sea impartida por el responsable de cada área.
Una vez que 5S se haya implementado en el área propuesta puede pasarse a extender la filosofía por otras áreas, departamentos o plantas de la empresa.