Seiri
¿QUÉ ES SEIRI?
Su tradución "oficial" al español es Organización, aunque, en concepto, es más una Clasificación/Selección. El la literatura lo encontraréis como Organización así que yo utilizaremos este término también para evitar confusiones.
Básicamente esta 1a fase del círculo 5S lleva a eliminar de las áreas de trabajo todos los elementos innecesarios para el trabajo.
Con frecuencia nos encontramos que "por si acaso" las personas tendemos a guardar cosas aunque sepamos que no las vamos a utilizar. A veces por pereza, otras porque ordenamos cada cierto tiempo y, mientras, dejamos que las cosas se amontonen y otras porque realmente pensamos que algo puede utilizarse en un futuro.
Esta actitud provoca, en una organización, la creación de zonas con materiales innecesarios para nuestro trabajo diario que no están controlados, quitan espacio y siempre están por el medio.
Estos materiales impiden un control visual de los puestos de trabajo, aumentan el riesgo de accidentes y pueden resultar, por ejemplo, en errores en la elección y manejo de las materias primas.
Seiri (Organización) nos guía en la metodología para poder librarnos de estos elementos innecesario:
. Separa los necesario de lo innecesario en un puesto de trabajo o departamento.
. Dividir los elementos entre los necesarios para el trabajo continuo y diario de lo que no lo son.
. Mantener los elementos necesarios y deshacernos del exceso (necesitar en el puesto de trabajo 10 unidades de un material y disponer de 1000, p.ej.)
. Clasificar los necesarios por frecuencia de utilización, uso, seguridad, condiciones especiales de almacenaje o cualquier criterio específico de cada organización.
. Clasificar los innecesarios para determinar su forma de retirada y su destino.
. Eliminar elementos que pueden derivar en averías en equipos.
. Eliminar la información innecesaria en carteles, documentación, etc. Podemos utilizar métodos de la ISO 9000 de control de la documentación (enlace).
Tendremos en cuenta siempre los posibles ahorros de energía que podamos conseguir.
Beneficios
. Eliminar interrupciones por elementos innecesarios.
. Eliminar obstáculos de paso.
. No hacer el mantenimiento de equipos innecesarios.
. Mejorar el control visual, elementos de producción, stock, información, planos, etc.
. Ahorro de tiempos en búsqueda de utillaje, limpieza de equipos, búsqueda de documentos, mantenimiento, etc.
. Auditorías de proceso más fáciles y rápidas.
. Menores tiempos de respuesta ante fallos, tiempos de detección y tiempos de respuesta. (enlace)
. Evitar deterioro de elementos expuestos a ambientes no adecuados: cartones, etiquetas, elementos químicos, etc.
COMO IMPLANTAR EL SEIRI
Al empezar la implantación debemos plantearnos las siguientes preguntas, si no se han dado ya en la fase de Sensibilización y que pueden cambia de acuerdo a las características de cada organización:
Para la organización como un conjunto:
. ¿Es el espacio disponible aprovechado de una manera lógica al máximo?
. ¿Se dispone de todo lo necesario en cada área de trabajo para desarrollar su tarea?
. ¿Hay que desplazarse para buscar algún equipo, herramienta, documento…?
Estas preguntas serán respondidas por el equipo 5S y formarán parte de la planificación de la que hablábamos en la fase de Sensibilización (enlace).
Para el área concreta de estudio?
. ¿Son necesarios los equipos, herramientas, etc. que se encuentran en ellas?
. Si son necesarios, ¿lo son en esta área?
. Si son necesarios en este área: ¿En qué cantidad? ¿Hay exceso?
Otras preguntas interesantes que pueden o deben surgir de cada reunión que el equipo de implantación 5S lleve a cabo.
¿Qué elementos innecesarios que se tiende a conservar?
. Productos defectuosos.
. Cantidades excesivas de pequeñas piezas. Se han dado casos de stock suficiente para ¡3 años!
. Documentaciones obsoletas, plantillas e información en paneles fuera de uso.
. Pequeño equipamiento (brocas y sierras desgastadas, p. ej)
. Herramientas rotas o que ya no se utilizan.
. Materiales de limpieza viejos y/o sucios.
Aparte de en las áreas de trabajo individual, los elementos innecesarios suelen encontrarse :
. En áreas no utilizadas para ningún uso en particular.
. Cerca de entradas y salidas
. Apoyados en paredes, detrás de pilares y bajo mesas.
. Sobre techos de oficinas y parte superior de estanterías.
. Bajo pilas de otros materiales de mayor rotación
. En cajas de herramientas sin clasificación
. En cajoneras y armarios no destinados a procesos en concreto.
. Parte trasera del almacén de repuestos y zonas exteriores de la empresa.
Centrándonos en las áreas de implantación 5S:
Identificar elementos innecesarios
.Se dividen los elementos entre necesarios e innecesarios para las operaciones que se desarrollan en el área en concreto.
.Se conservará sólo lo que se necesita, en la cantidad requerida y en el momento que sea preciso.
.Todos los elementos innecesarios serán retirados de inmediato.
Siempre surgen elementos de dificil clasificación que habrá que tratar de forma diferente, lo veremos un poco más adelante.
Para ayudarnos con estos elementos utilizaremos el registro de elementos innecesarios (enlace)
Este registro contiene la siguiente información:
. Descripción del elemento (nombre, código u otro cualquiera)
. Ubicación.
. Cantidad encontrada.
. Posible causa por la cual está en el área de trabajo.
. Acción sugerida para su retirada.
Plan de acción para retirar los elementos innecesarios.
Una vez tengamos la lista de elementos innecesarios procederemos a su retirada del área de trabajo. Habrá ciertos equipos, herramientas, etc que no se podrán retirar por no tener una decisión clara (por ser un equipo caro, p.ej), estos elementos permanecerán en su sitio original hasta que las dudas sean aclaradas. Es importante poner una fecha límite para la toma de la decisión y anotarla en nuestra planificación para no dejar tareas incompletas por mala gestion.
Estos elementos se retirarán a una zona asignada previamente para su estudio. Zona de tarjetas (enlace)
Algunos autores proponen dos zonas dependiendo de las características de uso del elemento, quizás sea una complicación innecesaria.
La primera para elementos que no pueden ser desechados unilateralmente por un área en especial sino que la decisión ha de venir de más de un departamento. La segunda para elementos que se considera tienen que ser evaluados adicionalmente. Lo dicho, una complicacion.
Se deben tomar todas estas decisiones en una reunión para decidir que hacer con cada uno de los elementos.
Existen varias opciones para la retirada de los elementos innecesarios que no implican el tirarlo directamente a la basura:
. Mover a una nueva ubicación de la planta (interna o externa).
. Almacenar fuera del área de trabajo (dependerá de su uso) ver arriba (enlace)
. Eliminar el elemento (procuraremos reclicar, hay que tener en cuenta las normas para la eliminación de productos contaminantes)
. Vender o alquilar el elemento.
. Redistribuirlo por otros departamentos.
. Devolverlo al proveedor.
. Transformarlo/readaptarlo para su utilización.
. Repararlo (en el caso de máquinas herramientas)
. Actualizarlo (en el caso de equipos informáticos, software, etc)
. Hacer una oferta a un cliente para su venta más rápida (producto acabado), incluso por debajo de su valor.
Control e informe final
El "líder" debe reportar a Dirección mediante un informe final. Del mismo modo debe informar a todas las personas involucradas mediante reuniones, tablones informativos, boletines internos, etc.)
Este informe registrará el avance en la planificación, medidas implantadas y sus beneficios. También es importante comentar cuales son los siguientes pasos en el proyecto.
Para evaluar la implantación podemos apoyar en el formato de Evaluación de Seiri (enlace con foto).
Estos formatos irán numerados para poder realizar un mejor seguimiento de cada evaluación en las distintas áreas de estudio.
Para poder auditar el nivel de Organización alcanzado puede utilizarse el formato de Lista de Chequeo (enlace)
Estas auditorias pueden darse en cualquier momento de la implantación de las 5S.
Para ayudarnos con estas tareas la metodología 5S son ofrece como opción la de la utilización de las Tarjetas (enlace)
Conclusión
Mediante Seiri (Organización) nos deshacemos de lo que no necesitamos, reciclamos para otros usos lo que si que sirve y obtenemos sitio libre para el desarrollo de nuestra actividad que ni nos imaginábamos que teníamos.
Si exise algún elemento valioso pero de ninguna utilidad para nuestra actividad podemos sacarle una rentabilidad económica vendiéndolo o alquilándolo.
Todos sabemos el sitio que queda al ordenar nuestro armario de casa, lo mismo ocurrirá en nuestra organización. Tomamos inercia en esta primera fase de 5S para una mejora en eficacia en todos los ámbitos.
